WERKOVERLEG

Herken je dat:

• uitnodigen voor overleg terwijl in het hoofd het resultaat al vaststaat?
• incidentele ‘leuke’ opdrachten aannemen waardoor niet voldoende tijd meer blijft om de vaste taken te verwerken?
• onder het mom van overleg gelegenheid schapen om taken en verantwoordelijkheden te delegeren?
• samenwerking onderschrijven, maar wél volgens ‘jouw’ spelregels?

Heb je ook zo’n collega en erger je je er in stilte aan of voel je je zelfs misbruikt?
Doe je het misschien wel zelf en verbaas je je of erger je je eraan dat het overleg steeds vastloopt?
Bedenk dan dat de één het doet en de ander het laat gebeuren.

In plaats van je te ergeren aan de ander, zou je kunnen nagaan wat jij kunt doen om te voorkomen dat je slachtoffer wordt van de aanpak of reactie van je collega’s.
Neem bijvoorbeeld in een (werk)overleg je eigen positie in. Ga uit van je eigen taken en prioriteiten en beoordeel aan de hand daarvan of je ruimte hebt je collega’s eventueel uit hun nood te helpen én … geef de anderen die ruimte ook!

Laat je niet verleiden de prioriteiten van anderen boven die van jou te stellen. Trek/neem geen werk aan waardoor je eigen taken/prioriteiten in het geding komen en jij degene bent die stress oploopt of (qua tijd) zelfs in de problemen komt én … geef de anderen die ruimte ook!
Heb je ruimte, help je collega dan zo nodig gerust, maar geef je ruimte niet zonder meer weg aan collega’s die mooie sier maken bij anderen/leidinggevenden, terwijl jij degene bent die hun problemen oplost én … verwacht dat ook niet van je collega’s

Wat je wel zou kunnen doen is aan het begin van het werkoverleg alle taken en prioriteiten met elkaar inventariseren en zo nodig je collega helpen de juiste prioriteiten te stellen en/of goede afwegingen te maken.
Is deze hulp niet gewenst, dan is het niet ondenkbaar dat de beste hulp die je kunt bieden is het probleem bij je collega te laten. Zonder het uit te spreken, help je degene dan wellicht zich te realiseren er goed aan te doen taken in de toekomst zelf anders te organiseren.

Mocht je collega er geen begrip voor kunnen opbrengen dat jij geen kans ziet hem of haar te ontlasten – neemt hij/zij het je kwalijk – trek het je niet aan en laat ook dat dan zijn/haar probleem zijn.
Wellicht doe je er goed aan ‘dossier te vormen’ van de situatie.
Voor sommige mensen werkt dat relativerend. Mocht het de verdere (algemene) werksfeer negatief beïnvloeden of zelfs door je collega als klacht op hoger niveau worden gemeld, dan kun je je verantwoorden/verdedigen.
Houd bijvoorbeeld bij:

• wat
• wanneer
• waarom
• hoe vaak het (werk)overleg is gepland;
• wat de structuur van het overleg gewoonlijk is. Neemt er iemand de leiding? Wat is jouw positie?
• Waardoor mislukt het – wordt het in jouw beleving vervelend?
• Wat is/heb je gedaan om dat te corrigeren?

Stel je ontevredenheid over de gang van zaken in alle vriendelijkheid (eventueel buiten werktijd) aan de orde in een collegiaal gesprek met je collega;

Indien ook dat geen oplossing oplevert, beklaag je niet, maar vraag je leidinggevende om raad. Leg het dossier alleen vóór aan je leidinggevende als dat echt nodig is.

Vraag eventueel een gesprek tussen je collega(‘s) en jou te mogen voeren onder begeleiding van een mediator. Om zo’n gesprek zo laagdrempelig mogelijk te laten verlopen en ten behoeve van het veilige gevoel van de gesprekspartners, doet de leidinggevende er in eerste instantie goed aan niet aan het gesprek deel te nemen.

Mocht je leidinggevende om welke reden dan ook geen oor of oog hebben voor je situatie, of niets voor je kunnen of willen betekenen, richt dan een interne (desnoods open) sollicitatie, met opgave van redenen, aan de HR-manager. Wellicht biedt dat soelaas, in de vorm van een oplossing binnen de huidige situatie, of zelfs in de vorm van een nieuwe, prettigere werkplek.

Hoe dan ook, zoek de oplossing niet bij de ander, maar bij jezelf.
Dan krijg je er vat op en kun je het veranderen.

“Ik ga het anders doen, breder, efficiënter, effectiever, kostenbesparend, laagdrempelig, klantvriendelijk. Ik word ZZP en ga ervoor.”
Ken je dat?

Idealen … ze maken dat je bruist van energie en overloopt van vertrouwen in de toekomst.
Het leven begint nu écht. Je hebt iets bijzonders te bieden en gaat er heel veel mensen blij mee maken. Elke minuut die je ter beschikking hebt wordt besteed aan het opstellen van een ondernemingsplan en de ontwikkeling van je concept. Ondanks je verwacht dat dat niet zo moeilijk is, in je hoofd bestaat het immers al enkele jaren, laat je je professioneel adviseren. Een naam bedenken, oh, dat was ook zo gepiept, nou ja … zo. Nu kunnen ook de visitekaartjes worden ontworpen … en briefpapier en natuurlijk de website. O ja, ook de verzekeringen niet vergeten.

De visitekaartjes geven een trots gevoel. Ze stralen professionaliteit uit. Met de kaartjes op zak voel je je al een echte ondernemer. Dat gevoel krijgt een extra boost bij de lancering van je website.
De eerste opdrachten zijn een groot succes. Bijna alle gewenste facetten komen aan bod:  Variatie, flexibiliteit, contact met je opdrachtgevers en met hun klanten, verantwoording, als de opdracht het toelaat in the cloud werken én, last but not least, vertrouwen en waardering. Precies zoals je je dat had voorgesteld. Het gaat zó goed, dat je de zekerheid van je vaste baan die je nog steeds had, je gaat immers niet over één nacht ijs, opgeeft en je volledig overgeeft aan de uitdagende onzekerheid van het zelfstandig ondernemerschap.
Als kers op de taart overladen de opdrachtgevers je met complimenten over je aanpak en resultaten.
Het kan niet meer stuk … of toch wel?

Aan alles lijkt gedacht. Maar wat als gaandeweg blijkt dat er toch iets heel essentieels ontbreekt om dat ideaal blijvend succesvol te kunnen verwezenlijken? Een vaardigheid die weliswaar niet nodig is om je opdrachtgevers optimaal te kunnen bedienen, maar beslist om hen te kunnen blijven vinden en om voldoende opdrachten te kunnen blijven verwerven om ook zonder de zekerheid van de vaste baan je rekeningen van te kunnen betalen.
Gelukkig, je hebt de mogelijkheid een beroep te doen op professioneel advies en ondersteuning bij het ontwikkelen van die ontbrekende vaardigheid. Hè, even bijkomen van de schrik en dan vol goede moed en vastberaden weer vooruit. Enthousiast volg je alle adviezen op. Je laat je immers niet zomaar uit het veld slaan.
Dan komt het moment waarop je je realiseert dat al die leuke acquisitiegesprekken weliswaar vermakelijk waren, maar tot geen enkele afspraak hebben geleid.

Je kunt niet anders dan concluderen dat ook de geboden ondersteuning bij het ontwikkelen van de ontbrekende vaardigheden geen soelaas biedt. Je weet je doelgroep nog steeds niet te bereiken of te overtuigen van wanneer en waarom ze juist jou zouden moeten inschakelen?
Je wordt inmiddels overladen met advies en goede raad. Uitbesteden blijkt geen optie.

Het wordt hoogtijd een en ander voor jezelf op een rijtje te zetten en de gang van zaken te evalueren zonder doekjes om vervelende feiten te winden. Een pittig en confronterend proces, met als conclusie, dat de tijd die je aan je hond besteedt de tijd die je opdrachten van je vragen al veel te lang en in royale mate overtreft.

Dát is volgens mij het moment waarop je moet toegeven dat je je droom moet loslaten.

En het ideaal dan? Dat blijft prikkelen, zoeken naar een bestemming. Dat laat jou niet los.
Je hebt eerder beleefd dat vasthouden aan hoop op verandering waar je geen vat op hebt slopend is.
Gesloopt worden, dát was niet de intentie … dus knopen doorhakken, terug naar af, als de crisis dat tenminste nog toelaat, en je energie richten op een andere bestemming voor je idealen … zowel zakelijk als privé.

Kortom, hoogtijd om aan mijn contacten te vragen:

“Als je een vacature hebt voor een ervaren, zelfstandige, stressbestendige, heel flexibele, betrokken (directie-/project)secretaresse, office manager of persoonlijke assistente voor maximaal 32 uur per week, en je denkt dat die rol mij wel eens perfect zou kunnen passen, bel je me dan?

Om na te gaan of het klikt en je te overtuigen van wat ik voor je kan betekenen, zou ik in beginsel, enkele uurtjes als ZZP voor je kunnen werken, zonder verplichting natuurlijk. En blijkt de match IDEAAL / leidt dit tot een dienstverband, dan vanzelfsprekend ook zonder werving & selectie fee, maar met garantie op maximale inzet.

Natuurlijk blijf ik je ook graag incidenteel enkele uurtjes uit de brand helpen.”

Elly van Balkom
06-19434380

Voel jij je als secretaresse of PA vernederd als je leidinggevende je vraagt een kopje koffie voor hem of haar te halen, of nóg erger, voor de gasten? Wat doe je dan? Geef je de opdracht door? Zeg je dat je geen serveerster bent, of dat je het te druk hebt? En wat als wordt verwacht dat je de vuile kopjes verzamelt, de afwas doet en boodschappen haalt?
Ken je collega’s die, ondanks dat ze geen geheim maken van hun ongenoegen hierover of zelfs hebben geweigerd, alle reorganisaties hebben overleefd?

Het minder strak benaderen van taakgrenzen levert niet alleen een meer ontspannen en gevarieerde functie op, maar over het algemeen ook allerlei andere voordelen.
Koffie brengen bijvoorbeeld leidt er meestal ook toe:
• dat je manager/leidinggevende je echt ervaart en waardeert als PA.
Dat komt de werkrelatie ongetwijfeld ten goede;
• dat je even de kans hebt om persoonlijk contact te maken met de gasten.
Wellicht zijn het belangrijke relaties voor de organisatie,
die zich door jouw vrolijke benadering echt series genomen voelen.
De volgende telefonische communicatie verloopt naar alle waarschijnlijkheid minder afstandelijk,
aangenamer én respectvoller;
• Er is geen serveerster die zó goed betaald wordt voor het brengen van een kopje koffie.

Ook het bij gelegenheid aanbieden om te kopiëren of andere simpele klusjes voor je meerderen of collega’s uit te voeren, al staat dat niet in je taakomschrijving, doet vaak wonderen met de sfeer. De waardering van je collega’s maakt werken een stuk aangenamer.

Maak het leuk voor jezelf, vergeet taakgrenzen als je er de ruimte voor hebt.
Jij kunt het verschil maken op kantoor.

Wat doet u als u het vermoeden hebt dat er iets niet helemaal gaat zoals het zou moeten of kunnen op kantoor? Negeren in de hoop dat het vanzelf goed komt, of direct nagaan en zo nodig aanpakken?

Eén van de voordelen van tijdelijk ondersteunen is dat je de verschillende taken en verantwoordelijkheden met een frisse blik kunt benaderen, zonder “ja, maar …”.

Wat mij in de loop der jaren is opgevallen is, dat vaak sprake is van onnodige frustratie en stress, veroorzaakt door externe factoren of kleine ongemakken, die gemakkelijk voorkomen hadden kunnen worden, maar waarvan de aanpak om de één of andere reden steeds maar vooruitgeschoven wordt. Ongemakken worden problemen. Frustratie en stress resulteren in verlies van overzicht en controle. Het plezier in de functie neemt gestaag af, zwaarmoedigheid neemt toe en resultaten raken onder de maat. Dat is in de meeste gevallen eenvoudig te voorkomen.

Probeer bijvoorbeeld het volgende eens:

• Toon regelmatig interesse in (laat u vertellen) waar uw medewerkers mee bezig zijn;
• Denk er ook eens aan om de voortgang te volgen. Dat levert een nog reëlere indruk op;
• Indien de signalen er aanleiding toe geven, vraag dan of uw medewerkers ergens tegenaan lopen of tijdelijk behoefte hebben aan hulp;
• Toon waardering voor het tijdig aan de bel trekken bij problemen;
• Gun uw medewerkers bij extra drukte tijdig de nodige hulp;
• Vergewis u van de gewenste inzichtelijkheid (is info/zijn overzichten up to date?);
• Help achterstand zoveel mogelijk voorkomen;
• Besteed taken die stress veroorzaken zo mogelijk uit;
• Houd aandacht voor onderlinge verstandhoudingen;
• Indien de signalen er aanleiding toe geven, bied begeleiding aan bij het oplossen van onderlinge frustraties of geschillen;
• Ga na of uw personeel voldoende gemotiveerd is en uitdaging vindt;
• Verras uw personeel eens met de vraag naar tevredenheid en/of om advies;
• Ga regelmatig na of taken en competenties op elkaar zijn afgestemd;
• Bied zo nodig scholing, training of coaching aan;
• Toon interesse in de privésituatie van uw medewerkers.
• Onderzoek tevredenheid bij klanten;
• Wees toegankelijk voor opmerkingen en/of klachten;
• Pak problemen en klachten zo snel mogelijk aan.

Neem voor advies gerust contact met ons op.